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中共陕西省委高教工委公文处理细则(试行)
2014-04-10 15:29  

中共陕西省委高教工委(以下简称“工委”)的公文是工委实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党的路线方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和省委有关规定,制定本细则。

工委公文处理工作包括公文拟制、办理、管理等环节,要实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。工委办公室负责工委公文处理工作,指导和督促检查省内普通高校党委和工委直属单位的公文处理工作。工委公文实行“一个口子进,一个口子出”的归口管理制度,由办公室机要室统一收发、分办、传递、印刷、用印、立卷、归档和销毁。工委机关各部室、各直属单位要指定专人负责本单位、本部室的公文处理工作。

 一、公文种类

工委机关公文种类主要有决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、纪要等11种。

(一)决定。用于对重要事项作出决策和安排。

二)通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(三)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知用于发布党内法规、任免干部,传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

(五)通报用于表彰先进、批评错误,传达重要精神、交流重要情况。

六)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

(七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复适用于答复下级机关请示事项。

(九)规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十)函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

 二、公文格式

工委公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

一)份号公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

紧急电报紧急程度办结时限:“特提”的4小时办结, “特急”的6小时办结, “加急”的8小时办结, “平急”的24小时办结。在特殊情况下,也可以标明“在×日×时送达”。紧急程度在公文左上角标注。公文标题内有“紧急”二字的,如“关于**紧急通知”,也应视同急件处理。

按办理的紧急程度划分,公文分为特急公文(特急)、加急公文(急件)、常规公文(平件)。特急公文,是指事关重大而又十分紧急,要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。特急公文一般应在4小时内办结。加急公文,一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文,一般应在12小时内办结。常规公文,是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。

(四)发文机关标志。由工委全称加“文件”二字组成。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

   (五)发文字号由公文发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。工委代字是:“陕高教字”、“陕高教”、“陕高教函”、“陕高教明(密)电”,工委办公室代字是“陕高教办字”、“陕高教办”、“陕高教办函”。

陕高教字文件主要是向省委和教育部党组等上级机关的请示、报告。陕高教办字文件主要是向省委办公厅、教育部办公厅等上级机关的请示、报告。陕高教文件主要是:贯彻落实中共中央、省委、教育部重大决定或决议等;对全年或一个时期工作的安排部署;关于某方面工作的重要指示;对某方面工作所作的重要政策性规定;批转或转发涉及全局性、重大政策性、工作经验性问题的有关报告、请示等。陕高教函主要是向有关主管部门请求批准的事项;对有关督查事项的办理;对各项业务工作的办理;与有关部门商洽工作;询问和答复有关问题。陕高教办、陕高教办函主要适用于一般平行、下行公文。陕高教明(密)电用于时间要求紧、保密性强的公文。

机关部室以工委名义拟制的公文,发文代字一般采用工委发文代字嵌入部室简称的形式加以区分,以便于公文管理。组织部代字是“陕高教组”、“陕高教组办”,宣传部代字是“陕高教宣”、“陕高教宣办”;统战部代字是“陕高教统”、“陕高教统办”,稳定办公室代字是“陕高教稳”、“陕高教稳办”,纪工委代字是“陕高教纪”、“陕高教纪办”,高校学生工作部代字是“陕高教生”、“陕高教生办”,团工委代字是“陕高教团”、“陕高教团办”,机关党委的发文代字是“陕高教机党”。

纪工委可以“中共陕西省高等教育纪律检查工作委员会”名义制定文头和字号行文,工委办公室审核、备案。

工委直属单位不得以工委名义对外行文。因工作需要确需以工委名义对外行文的,需经工委领导批准,使用工委发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

(十九)会议通知。以工委名义召开的会议的通知,一般以工委办公室名义发文。凡属只告知时间、地点、参加人员等简单内容的会议通知,一般用印有“通知”字样的专用纸印发,不挂文号。

(二十)纪要。工委委员会议、工委办公会议、书记办公会议、工委专题办公会议的会议纪要,首页纸以印有“会议纪要”文头的专用纸印发。

三、公文版式

(一)版式。按照《党政机关公文格式》(GB/9704-2012)国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

   (二)用纸幅面。采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

(三)页边距上37mm,下35mm,左28mm,右26mm,行间距为28磅。

(四)标题一般用2号小标宋体字,编排于页面顶端下空二行位置,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

(五)正文。一般用3号仿宋GB2312体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

(六)文中结构层次。序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

(七)附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(八)页码。均使用4号半角数码,字体为宋体,置于版心下边缘下1行,数码左右各放4号一字线单页码居右空1字,双页码居左空1字。

四、行文规则

行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

    (一)上行文向上级机关行文,应当遵循以下规则:

1. 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

2. 工委各部室(直属单位)、省内各高校向省委、教育部党组等上级机关请示、报告重大事项,应当经工委同意或者授权。

3. 工委各部室(直属单位)、省内各高校的请示事项,如需以工委名义向省委、教育部党组等上级机关请示,应当按照工委意见上报,不得原文转报。

4. 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5. 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6. 受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

(二)下行文向下级机关行文,应当遵循以下规则:

1. 主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2. 工委办公室根据工委授权,可以向省内高校党委行文。

3. 工委各部室(直属单位)不得向高校党委发布指令性公文或者在公文中向高校党委提出指令性要求;工委各部室(直属单位)在各自职权范围内可以向高校党委的相关部门行文。

4. 涉及工委多个部室职权范围内的事务,部室之间未协商一致的,不得向高校行文。

5. 工委向受双重领导的高校党委行文,必要时抄送该高校党委的另一个上级机关。

(三)工委与其他党政同级机关必要时可以联合行文。

五、公文拟制

 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

(一)起草。公文起草应当做到:

1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现工委委员会、工委办公会或工委领导的意图,并同现行有关公文相衔接,符合工委机关文书处理工作规则。

2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行,具有针对性和可操作性。

3.文风朴实,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。论述要紧扣主题,层次清晰、条理分明,详略得当、重点突出。

4.文章层次序数符号要规范统一,一般第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

5.用词的内涵和外延要与所表达的意图一致,避免产生歧义。

6.引用的人名、地名、时间、数字、引文、材料、数据要真实、准确、可靠。

7.语言表达、标点符号使用要符合语法与逻辑规则。

8.文种正确,格式规范。

9.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

10.公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

11.工委负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(二)审核凡挂工委发文字号的正式公文,公文拟稿人要逐项填写公文首页纸,并将拟妥的文稿送本部室主要负责人审核,并在部室负责人一栏签字之后送工委办公室审核。

审核的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;其他内容是否符合公文起草的有关要求。
    需要工委审议的重要公文文稿,审议前由工委办公室进行初核。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部室并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

严格执行公文会签制度。主办部室起草的公文,涉及其他部室职能范围内的事项,应主动与有关部室协商,取得一致意见并会签后,送办公室审核。经协商不能达成一致的,主办部室应列明各方意见及理据,提出办理建议,连同文稿一并送办公室报工委领导协调或审定。主办部室(单位)起草的重要规范性文件,须经法律专家审核。

拟办的文电,如有前卷,承办处(室)应将前卷处理情况摘要说明,必要时附上原件,供领导审批时参考。

(三)签发以工委、工委办公室名义印发的上行文,经分管副书记阅审后,由书记签发。以工委名义印发的平行文、下行文,经分管副书记阅审后,由书记签发。以工委办公室名义印发的平行文、下行文,一般由分管副书记签发,其中重要的规范性文件,涉及全局性重大问题的,经分管副书记阅审后,由书记签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

部室便函须经部室主要负责同志审核,由分管副书记签发。部室便函由发文部室编号,送办公室备案。

呈送工委书记、副书记审签的文电,均须经办公室统一登记、运转。报请工委领导审批的请示类文件一律不得分送。工委领导一般不直接接受部室(单位)的报文。

呈送工委书记、副书记审签的文电稿,承办部室要切实保证质量,做到内容准确,文字精练,字迹清楚。已经工委书记、副书记审定后的文电稿,承办部室不得擅自修改变动。确需修改变动的,应请示有关领导同意。

六、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

  (一)收文办理。主要程序是:

1. 签收。凡送工委和工委发出的文件、电报、机密刊物、信件等,均由办公室机要保密室收发。办公室机要保密室对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

2. 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。办公室机要保密室应在《收文登记本》上对收到的文件认真登记,包括收文时间、来文单位、来文字号、公文标题、紧急程度、密级等,做到手续清楚,责任明确,便于查找,防止密级文件丢失和失泄密事件发生。工委各部室收到的来文来函应及时转交工委办公室机要保密室按程序办理。

3. 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

4. 承办。凡需工委领导阅办的文电,由办公室按文电轻重缓急分《急办件》、《审批件》、《传阅件》、《参阅件》四类卷式送请工委领导阅示和审批;凡只有一份的文件,一般先送工委书记批阅。急办件可同时将复印件送主办部室阅处,以提高办理速度。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕;当天收到的文件、电报,应当天分完,急件随到随送。

5. 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误;教育部和省委的重要办件,领导同志的重要批件及其他重要办件,由保密室填写“文件批办单”,办公室负责人提出拟办意见,及时送分管部领导阅示;中央、国务院和省委、省政府印发至县团级以上和其他有规定范围的机要文件,由保密室按规定范围送阅。绝密文件,只限指定人员阅办。

6. 催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办;办公室对工委领导有批示的文电,要认真记载批示内容,承办单位、承办要求和交办的时间等。为便于掌握文电去向,传阅文电均由保密室中转,工委领导、各部室之间不要横传。办公室要经常检查和掌握文电的运转和办理情况,做到件件有着落,查问有根据。对中央、教育部、省委和工委领导的重要批件,办公室要确定专人负责催办,对重要的批办件和限时办结的急件,要填写催办单,承办人必须将办理结果、办结时间、存在问题填写清楚。对限期内未办结的批件要说明原因。凡紧急文件,机要保密室应在文件上标明“特急”、“急件”,送文登记册上标明“催办”,及时向承办单位催办,并建议工委领导及时批阅。各部室转交办公室办理的文件,也应向办公室催办。

7. 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
  (二)发文办理。主要程序是:

1. 复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核,需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

2. 登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3. 印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4. 核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、省委机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

  (三)整理归档。

1. 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。

2. 各部室内勤负责在文件办理过程中对有关经办人员进行督促,公文底稿和正式文件(5份),由经办处室负责保存,并于次年3月底前立卷送档案室归档。

3. 凡在工作中形成的具有保存价值的文电,均由承办处(室)负责收集、整理和立卷,每年第一季度将上年度的文电立好卷,送档案室归档。

七、公文管理

(一)工委机关公文由办公室安排专人统一管理。工委按要求建立机要保密室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

(二)公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

   (三)公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。

    (四)涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。

    (五)经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

(六)各部室传阅的文电不得积压,要及时清退,并履行签字、注销手续。对外借文电、刊物要及时催退,退回时要注销。

(七)复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经办公室负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

   (八)文电资料的查阅借阅。中央和省委文件,工委的会议纪录、简报,工委领导同志和工作人员参加上级领导机关会议带回的重要文件资料,均由机要保密室归档保存,以备查考;保密室送工委领导和各部室的中央、国务院和省委的机要文件,应办理的文件和“绝密”文件,阅办后应及时退回保密室。保密室应经常催退催办。属一般文件,年终清退保密室;工委干部因工作需要可在保密室、档案室查阅文件,但不得查阅与本人有关的案卷。外单位人员在保密室、档案室查阅文件必须持介绍信,由办公室负责人审批;工委各部室或外单位要求查阅工委委员会议、工委办公会议纪录及有关绝密文电者,需经工委书记同意,由办公室指定专人查阅,其他人员不准直接查阅或借阅上述文电。摘抄或复制文件、材料,必须经办公室主任批准。查(借)阅文电资料必须做到:严格按批准的范围执行;保持案卷材料的原貌,不准勾划、涂抹、修改和写批语;借阅的案卷要保证完好无损,不准抽页,补充其他材料等。绝密文件和已归档的文件,原则上不得借出。

(九)公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

   (十)涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

(十一)不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。每年“五一”前,各部室对上年的文电集中清理一次,交由省委保密局统一销毁。

(十二)机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
   (十三)工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

八、相关规定

(一)工委公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

(二)法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

    (三)直属单位和高校的公文处理工作,可以参照本细则执行。

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